Licenties voor Microsoft Exchange Server

Welke opties zijn er vandaag de dag beschikbaar? In grote lijnen zijn er twee opties: een traditionele on-premises oplossing en een online oplossing. Er zijn allerlei leveranciers die je graag een e-mailproduct verkopen, maar bij Mirazon raden we onze klanten aan om te kiezen voor een van de beproefde oplossingen van Microsoft. In dit artikel behandelen we een on-prem-oplossing: de traditionele Exchange Server. In mijn volgende artikel behandel ik Exchange Online.

Als je nog niet klaar bent om naar de cloud over te stappen, is een traditionele on-prem-oplossing nog steeds een degelijke keuze. Microsoft Exchange Server is een beproefd product, maar de juiste oplossing afstemmen op je behoeften kan best lastig zijn. Hier lees je wat je moet weten over de licenties van Exchange Server.

Licentieproblemen met Exchange Server

Aan de serverkant zijn er twee versies: Exchange Server 2016 Standard en Exchange Server 2016 Enterprise. Het grootste verschil tussen Server Standard en Server Enterprise is het aantal mailboxdatabases dat je kunt hosten. Zo maakt Microsoft onderscheid tussen de twee …

• Standard: “ontworpen voor de mailboxbehoeften van kleine tot middelgrote organisaties. Ook geschikt voor niet-mailboxrollen in een grotere Exchange-implementatie. Deze editie ondersteunt 1 tot 5 mailboxdatabases.”
• Enterprise: “ontworpen voor grotere organisaties die mogelijk een groter aantal mailboxdatabases nodig hebben. Deze editie ondersteunt 1 tot 100 mailboxdatabases.”

Theoretisch kun je de e-mail van al je medewerkers in één database hosten, maar dat heeft invloed op de prestaties en je hele bedrijf wordt geraakt als die database uitvalt. Bovendien zijn kleinere databases makkelijker te herstellen dan grotere. Door mailboxen over meerdere databases te verdelen, verbeter je dus de prestaties, beperk je de impact van een defecte database en verkort je de hersteltijd. Kortom: meer is beter.

Maar let op de prijs! De Standard-editie geeft het recht om maximaal vijf databases te hebben en voldoet aan de behoeften van veel bedrijven. De Enterprise-editie kost meer dan $3,300 extra per exemplaar, dus je moet hier echt goed over nadenken voordat je besluit om meer dan vijf databases aan te maken. Hier zijn de prijzen voor een licentie zonder SA via het Open License-programma:

Elke licentie geeft je het recht om één exemplaar van Exchange te implementeren in een fysieke of virtuele omgeving.

Licentieproblemen met Exchange CAL's

En hoe zit het met de CAL's? Net als bij andere Microsoft-serverproducten kun je voor Exchange User CAL's of Device CAL's kopen. Maar er is nog iets dat je moet weten …

Microsoft krijgt vaak kritiek omdat de licenties zo verwarrend zijn. Meestal zie ik wel een systeem in de chaos en heb ik geen kritiek, maar hier moet ik het eens zijn met de critici. Dit is een plek waar Microsoft een fout heeft gemaakt in de branding en het onnodig ingewikkeld heeft gemaakt, terwijl dat helemaal niet nodig was.

Net zoals er Standard- en Enterprise-versies zijn van de serverlicentie, zijn er Standard- en Exchange-versies van de CAL's. Maar … hier komt het … de CAL-versies komen niet overeen met de serverversies. Je hebt geen Enterprise CAL nodig om Exchange Server Enterprise te gebruiken. Aan de andere kant kun je Exchange Server Standard gebruiken en toch een Enterprise CAL nodig hebben. Met andere woorden: elk type CAL (Standard of Enterprise) kan worden gebruikt met elk type serversoftware (Standard of Enterprise). Waarom heeft Microsoft de CAL's niet gewoon anders genoemd, bijvoorbeeld “Basic” en “Advanced”? Dat weet ik niet. Maar hopelijk wordt dat in de volgende versie van het product opgelost.

Het verschil tussen een Standard CAL en een Enterprise CAL zit in de functionaliteit:

• Een Standard CAL is een basis-CAL. Iedereen (of elk apparaat) dat Exchange gebruikt, heeft een Standard CAL nodig. Daarmee krijgt de gebruiker of het apparaat het recht om toegang te krijgen tot de e-mail- en agenda-functies van Exchange Server.
• Een Enterprise CAL is een add-on CAL. Je hoeft deze alleen te kopen voor de gebruikers of apparaten die extra functionaliteit nodig hebben. Concreet biedt een Enterprise CAL functionaliteit voor Unified Messaging, geavanceerde beveiliging en geïntegreerde archivering.

Voor een volledige vergelijking tussen de CAL's, zie deze pagina.

Een actieve instantie van Exchange Server Standard of Exchange Server Enterprise bevat de geavanceerde functies, maar het type CAL dat je koopt bepaalt of je toestemming hebt om ze te gebruiken. Daarom kun je Exchange Server Standard kopen voor je netwerk en vervolgens Standard CAL's en Enterprise CAL's voor je medewerkers. De Server-versie geeft aan hoeveel databases je mag installeren. De CAL-versie geeft aan tot welke functies je op die server toegang hebt. Microsoft verwoordde het zo in een van hun datasheets: “Kies het type server op basis van de vereiste schaalbaarheid en de CAL(s) op basis van de vereiste functionaliteit.”

Hier is de prijsmatrix voor Exchange CAL's via het Open License-programma (opnieuw, zonder SA). Zoals gebruikelijk zijn User CAL's duurder dan Device CAL's:

Je kunt je Exchange-gebruikers ook licentiëren via Office 365, omdat sommige Office 365-plannen “CAL equivalency use rights” bevatten. Afhankelijk van het plan kan dat dezelfde rechten omvatten als een Exchange Standard CAL of dezelfde rechten als een Standard CAL plus een Enterprise CAL. Bekijk hier mijn bericht voor meer informatie over deze optie.

Andere licentiekwesties

Als je van plan bent om een on-prem-oplossing te gebruiken, zijn er nog een paar dingen die je moet weten. Ten eerste: als je Exchange-instantie op een Windows Server-machine wordt gehost, dan hebben alle gebruikers of apparaten die toegang krijgen tot Exchange ook een Windows Server CAL nodig.

Ten tweede: als je Exchange draait in een virtuele machine en je die VM van host naar host wilt migreren, dan moet je je Exchange-licenties aanschaffen met Software Assurance (SA). Sinds 2013 is “License Mobility” een voordeel van SA. Als je je Exchange-licenties niet onder SA laat vallen, dan moet de VM op één enkele host blijven.